5 astuces gratis pour instaurer la semaine de 4 jours 🗓

1️⃣ Bien s’entourer et s’outiller dès le jour 1

Après avoir fondé un comité interne regroupant des talents de différents horizons, nous avons entamé le chantier aux côtés de Boite Pac, qui nous a accompagné dans la structure du processus, la communication interne/externe et l’intégration de nouvelles méthodes de productivité créatives.

« En plus des solutions de Boite Pac, nous avons instauré l’horaire de travail à la semaine plutôt qu’à la journée, suivi plusieurs formations sur la productivité et implanté un nouveau logiciel de gestion afin de maximiser l’autonomie de chaque membre de l’équipe. Être en congé le vendredi, ça demande beaucoup de travail en amont! »

– Audrée Huard (alias Zuzu), designer graphique et chargée de production

2️⃣ S’attaquer au nerf de la guerre : les rencontres qui s’étiiiiiiiiiiiirent

La façon la plus simple de couper des heures de pertes de temps hebdomadaires : éviter au maximum les « cette rencontre aurait pu être un courriel ». Voilà pourquoi nos rencontres d’équipe sont désormais minutées au quart de tour (oui oui, avec un chronomètre pis toute!) et que chaque rencontre client doit obligatoirement comprendre un ordre du jour clair et précis (avec une personne attitrée à chaque point).

Nous avons également instauré démocratiser l’auto-eject dans notre culture d’entreprise : dès que tu sens que tu n’apportes plus rien de productif à la rencontre, tu quittes l’aventure sans jugement, ni malaise.

3️⃣ Slacker les notifications Slack

Slack est certes un outil de travail essentiel, mais il peut générer des pertes de temps significatives en testant constamment notre dépendance aux notifications. Nous avons donc instauré 2 périodes de concentration par jour, où l’on fait une trêve de communication interne afin de nous permettre de déployer toute la matière grise sur nos tâches (finies les interruptions pour un meme tordant de Sex Education!).

4️⃣ Établir des KPI’s qui mobiliseront les troupes

Étant orientés sur les résultats chiffrés, comment pouvions-nous évaluer le processus? En établissant plusieurs KPI’s clairs, notamment la variation du chiffre d’affaires, du nombre d’heures facturables par employé·e et du taux d’engagement de l’équipe dans Office Vibe. Encore aujourd’hui, la direction se donne le droit de revenir en arrière sur l’implantation de la semaine de 4 jours si nous manquons nos cibles.

« Il faut se laisser de la latitude! Certains KPI’s établis en début de test ne faisaient plus de sens avec la conjoncture économique actuelle : le nombre de projets par conseiller·ère, par exemple. On s’est donc attardé seulement à ceux qui, ultimement, prouvaient l’amélioration de notre productivité. »

– Audrée Avoine, présidente et directrice de la stratégie

5️⃣ Tenir votre gang et votre clientèle constamment informées

En tant qu’agence de communication, nous saisissons l’importance de bien informer ses clientèles internes et externes, surtout dans un contexte de gestion du changement. Plusieurs échanges avec l’équipe et les client·e·s, via courriel ou rencontre personnalisée, ont été nécessaires pour garder le cap sur l’objectif 4 jours et s’assurer de la fluidité du processus.

Finalement, nous avons lancé un courriel 911 destiné à répondre à toute urgence le vendredi. Chaque membre de l’équipe est donc « de garde » à tour de rôle, afin de s’assurer de maintenir le service personnalisé qui fait partie de l’ADN de Salto.

Voilà, (presque) tout est dit! Travailler fort et efficacement pour s’offrir une meilleure qualité de vie, sans avoir l’impression de courir un marathon de 4 jours, voilà l’avenir du marché du travail. Alors, à qui le tour de faire le grand saut?